Como elaborar e enviar comunicados de imprensa de forma eficaz

Os comunicados de imprensa, também conhecido como press releases, são documentos que têm o objetivo principal de anunciar aos meios de comunicação o lançamento de novos produtos ou serviços por empresas e até mesmo pessoas físicas.

Muitas vezes desenvolvido por uma assessoria de imprensa, esse documento também tem o intuito de informar ou esclarecer fatos que estão relacionados ao seu assessorado.  Ou seja, os comunicados de imprensa são uma poderosa ferramenta para as empresas de tecnologia da informação que desejam encontrar um modo de terem espaço na mídia.

Jornalistas, entretanto, têm uma rotina atribulada, recebendo muitas ligações, e-mails e mensagens diariamente. Prender a sua atenção é um desafio, por isso um comunicado de imprensa deve ser bem escrito e seguir alguns cuidados para que não acabe sendo ignorado por esse profissional.

Conseguiu compreender a importância e o cuidado que você precisa ter na hora de produzir um comunicado de imprensa? Por isso que nós trouxemos esse material com todas as informações necessárias para você escrever um press release de qualidade e que chame atenção dos jornalistas. Confira!

Comunicados de imprensa: o que avaliar antes de começar

Antes de você decidir avançar com a elaboração de comunicados de imprensa, é necessário analisar e responder às seguintes questões:

• Os comunicados serão enviados só e quando necessário?
• A informação é nova, atual e relevante?
• O comunicado é a melhor forma de transmitir essa informação? Ou seria mais interessante um artigo ou entrevista?
• A notícia tem interesse para o público-alvo? De que meio de comunicação social?

Toda esta análise cuidadosa permitirá aferir a pertinência da elaboração do comunicado de imprensa, evitando a sua banalização, o seu envio massificado e o posterior desinteresse dos jornalistas e respectivos meios de comunicação social.

No setor de Tecnologia da Informação, essa análise é ainda mais fundamental, uma vez que cresce o desafio de tornar a linguagem tecnológica (bits e bytes) em algo interessante e com valor agregado para os meios de comunicação e para os seus públicos.

O comunicado de imprensa passo-a-passo

• Página A4 com no máximo duas páginas.
• Identificação (logotipo da empresa).
• Título e subtítulo.
• Sumário da informação mais relevante.
• Localização e Data.
• Corpo da Notícia com links para detalhes sempre que possível.
• Informações sobre a empresa.
• Notas (fontes alternativas à notícia etc.).
• Contatos.
• Imagens ilustrativas.

A importância de utilizar a Linguagem Jornalística

Para redigir bons comunicados de imprensa ou press-releases com o objetivo de comunicar de forma eficiente com a imprensa, é necessário ter atenção às seguintes diretrizes:

• Lead – Divulgação de um fato novo, seguido das circunstâncias, dos motivos e consequências. Ser sempre completo através da resposta às questões: O quê? Quando? Onde? Quem? Por que? Como?
• A informação contida em cada parágrafo deve valer por si só, não dependendo do parágrafo anterior, nem do seguinte.
• Utilizar um estilo simples, com frases curtas e palavras objetivas.
• Não escrever na primeira pessoa, mas sim na terceira.
• Não escrever em estilo publicitário.
• Organizar a informação em função dos meios destinatários, aproximando a informação disponibilizada às características editoriais do meio (atender às necessidades dos meios técnicos).
• Aspas do porta-voz da empresa
• Possuir fotos que possam ser inseridas nas matérias.
• Estruturar o texto para que não caia no Spam

Como realizar a  distribuição do comunicado de imprensa

Chegada a hora de enviar o comunicado de imprensa aos meios de comunicação social, é necessário ter atenção ao seguinte:

O Momento

• Avaliar a escolha do momento de divulgação, em função das características dos meios.
• Checar a periodicidade dos meios de comunicação
• Evitar o envio à sexta-feira, fim de semana e segunda-feira de manhã.

A seleção dos meios

• Avaliar a temática do comunicado e perceber em que meios encaixa: agências de notícias, TV, rádio, diários e semanários econômicos e/ou generalistas, meios regionais, blogs, meios técnicos (Tecnologia da Informação, Recursos Humanos etc.).
• Conhecer o posicionamento editorial do meio e do jornalista, sabendo quem escreve o quê e que abordagem pode utilizar.
• Manter os contatos dos jornalistas atualizados (nome, e-mail, telefone, função, meio de comunicação social).
• Evitar o envio massificado de comunicados de imprensa, privilegiando o contato com jornalistas selecionados previamente.
• Estudar a possibilidade de apresentar o conteúdo a influenciadores, ou steakholders

Depois do envio/divulgação

• Estar totalmente disponível para completar a informação enviada e auxiliar os jornalistas nos pedidos de contatos e esclarecimentos.
• Evitar ao máximo telefonar aos jornalistas para confirmar o recebimento do comunicado, mas sim demonstrar os motivos para publicarem. Disponibilidade para enviar informações adicionais, esclarecer alguma dúvida, via e-mail, telefone ou presencialmente.
• Estar disponível para agendar entrevistas
• Monitorar os resultados através do serviço de clipping.

A boa aceitação do comunicado de imprensa depende muitas vezes do seu título e subtítulo. Através de um título surpreendente e real é possível chamar a atenção do jornalista.

Já o subtítulo tem como função manter a atenção e convencer o jornalista a continuar lendo o conteúdo informativo e tentar colocar no primeiro parágrafo (lead) todas as informações essenciais, para que os demais tenham somente acréscimo de valor na pauta.

No entanto, além da boa redação e distribuição do comunicado de imprensa, é imprescindível encarar as relações com a imprensa como um processo contínuo, ou seja, manter um contato regular, de forma a criar confiança e compreensão mútua.

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