Boas práticas para a construção de Casos de Sucesso

Um caso de sucesso/case study é tão simples como uma história que teve êxito e que serve de exemplo. Na área das Tecnologias de Informação, em que existe muitas vezes complexidade associada ao serviço/solução implementada, apresenta-se como uma excelente ferramenta para demonstrar a sua aplicação prática, ou seja como resolve “dores” comuns a várias empresas (identificação com o problema). Transmite de forma clara as mais-valias da oferta, o seu valor para o negócio e as boas práticas de implementação, funcionando como ‘cartão-de-visita’ para novos negócios.

Para que corresponda aos objetivos esperados, o Caso de Sucesso deve obedecer a uma determinada estrutura, normalmente dividida em três etapas:

DESAFIO: Introdução do problema – o cliente identificou a sua “dor” e necessita ultrapassá-la.

• Que problemas tentava resolver o cliente quando decidiu avançar com um projeto desta natureza? Quais os desafios que enfrentava? Porquê a sua necessidade? O que esteve na sua origem?
• Que outra tecnologia, se alguma, estava a ser utilizada para responder a esses problemas? Porque teve que mudar?
• Como surgiu a empresa fornecedora neste projeto? Porquê a sua escolha?

SOLUÇÃO: Apresentação da solução – como a empresa resolveu o problema identificado.

• Qual a solução implementada? Que funcionalidades e vantagens?
• Que outro software está a utilizar em conjunto com a solução do fornecedor?
• Quantos clientes/utilizadores tem a solução?
• Como correu a implementação? Qual a sua duração? Quantas pessoas abrangeu (internas e externas)? Qual o envolvimento da equipa interna do cliente ao longo do projeto (negócio e TI)?
• Qual o papel do fornecedor durante o projeto? Que intervenção teve e tem tido nas várias fases?

RESULTADOS: Resolução do problema – Resultados obtidos, relacionando aspetos qualitativos a quantitativos. Benefícios concretos que o produto ou serviço trouxe à empresa, demonstrando como as TI estão totalmente alinhadas e ao serviço do negócio.

• Que benefícios específicos esta solução/produto traz ao cliente?
• Quais os resultados mensuráveis (ROI) e não mensuráveis deste projeto?
• Está satisfeito com o trabalho do fornecedor? Porquê?
• Key-numbers do projeto

As respostas a estas questões servirão como base para estruturar de forma prática e objetiva o texto, que também deverá incluir um título apelativo, um sumário resumo, um testemunho (ou mais),imagens/esquema/arquitetura da solução, um parágrafo sobre o fornecedor e o cliente, contactos, uma zona destacada com os aspetos fundamentais do caso de sucesso para uma perceção imediata do seu valor (como indústria, solução, tecnologia e key numbers), e finalmente um call-to-action para potenciar próximos passos. Claro que tudo isto deverá estar exposto num layout atrativo e bem organizado para facilitar e incitar a sua leitura.

Mas porque devem ser realizados casos de sucesso?

Credibilidade: não é a própria empresa a falar de si, da sua oferta e das suas competências, mas sim quem de facto usufrui da solução.

Utilidade/Aplicabilidade: outras empresas, de diversos setores, podem ver respondidos problemas idênticos. A história de sucesso pode ser replicada/adaptada noutras empresas.

Realidade: os casos de sucesso fornecem uma perspetiva real da solução ou produto implementado. Tornam o projeto ‘palpável’.

Sucesso: este tipo de documento funciona como um ótimo complemento e uma valorização extra noutras ferramentas de comunicação existentes (por exemplo inserção do testemunho na brochura corporativa, colocação do resumo e key numbers na datasheet sobre a solução implementada e descrição com link numa landing page). O case study assume-se como altamente convincente, pois dá a conhecer boas práticas empresariais, como as empresas se tornam mais ágeis e eficientes com uma determinada solução.

Versatilidade: os casos de sucesso podem ser entregues, divulgados e potenciados no website, redes sociais, newsletters, campanhas, reuniões comerciais, eventos, e em formato comunicado de imprensa, gerando awareness, maior alcance e cobertura.

Acima de tudo, um caso de sucesso dá a conhecer realidades positivas que podem ser replicadas noutras empresas. Uma forma excelente de chegar a potenciais clientes.

Qual a vossa experiência com esta ferramenta de comunicação? Tem sido útil? Utilizam outras abordagens? Todos os contributos são valiosos!

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