Elaborar e distribuir comunicados de imprensa de forma eficaz

Antes de decidir avançar com a elaboração de um comunicado de imprensa, é necessário analisar e responder às seguintes questões:

• Estão os comunicados a ser enviados só e quando é necessário?
• A informação é nova, atual e relevante?
• O comunicado é a melhor forma de transmitir essa informação? Ou é preferível um artigo ou entrevista?
• A notícia tem interesse para o público-alvo? De que meio de comunicação social?

Esta análise permitirá aferir a pertinência da elaboração do comunicado de imprensa, evitando a sua banalização, o seu envio massificado e o posterior desinteresse dos jornalistas e respetivos meios de comunicação social. Na área das Tecnologias de Informação, essa análise é ainda mais fundamental, uma vez que acresce o desafio de tornar a linguagem tecnológica em algo apetecível e com valor acrescentado para os meios e para os seus públicos.

O comunicado de imprensa passo-a-passo

• A4 com no máximo duas páginas
• Identificação (logótipo da empresa)
• Título e subtítulo
• Sumário da informação mais relevante
• Local e data
• Corpo da Notícia com links para mais detalhes, sempre que aplicável
• Informação sobre a empresa
• Notas (fontes alternativas à notícia, etc)
• Contactos
• Imagens ilustrativas

Utilizar Linguagem Jornalística

Para redigir bons comunicados de imprensa com o objetivo de comunicar de forma eficiente com os media, é necessário ter em atenção as seguintes diretrizes:

• Lead – Divulgação de um facto novo, seguido das circunstâncias, dos motivos e consequências. Ser sempre completo através da resposta às questões: O quê? Quando? Onde? Quem? Porquê? Como?
• A informação contida em cada parágrafo deve valer por si só, não dependendo do parágrafo anterior, nem do seguinte
• Utilizar um estilo simples, com frases curtas e palavras objetivas
• Não escrever na primeira pessoa, mas sim na terceira
• Não escrever em estilo publicitário
• Organizar a informação em função dos meios destinatários, aproximando a informação disponibilizada às características editoriais do meio (atender às necessidades dos meios técnicos)

A distribuição do comunicado

Chegada a altura de enviar o comunicado de imprensa aos meios de comunicação social, é necessário ter em atenção o seguinte:

O Momento

• Avaliar a escolha do momento de divulgação, em função das características dos meios
• Evitar o envio à sexta-feira, fim de semana e segunda-feira de manhã

A seleção dos meios

• Avaliar a temática do comunicado e perceber em que meios encaixa: agências (LUSA), TV, Rádio, diários e semanários económicos e/ou generalistas, meios regionais, blogs, meios técnicos (Tecnologias de Informação, Recursos Humanos, etc)
• Conhecer o posicionamento editorial do meio e do jornalista, sabendo quem escreve o quê e que abordagem pode utilizar
• Manter os contatos dos jornalistas atualizados (nome, email, telefone, função, meio de comunicação social)
• Evitar o envio massificado de comunicados de imprensa, privilegiando o contacto com jornalistas selecionados previamente

Depois do envio/difusão

• Estar totalmente disponível para completar a informação enviada e auxiliar os jornalistas nos pedidos de contactos e esclarecimentos
• Evitar ao máximo telefonar aos jornalistas para confirmar a receção do comunicado, mas sim demonstrar total disponibilidade para enviar informação adicional, esclarecer alguma dúvida ou encetar alguma conversa com a empresa, via email, telefone ou presencialmente
• Monitorizar os resultados através do serviço de clipping

A boa aceitação do comunicado de imprensa depende em grande medida do seu título e subtítulo. Através de um título surpreendente e real é possível agarrar a atenção do jornalista; já o subtítulo tem como função manter a atenção e convencer o jornalista a continuar a ler o conteúdo informativo. No entanto, além da boa redação e distribuição do comunicado de imprensa, é imprescindível encarar as relações com os media como um processo contínuo, ou seja, manter um contacto regular, de forma a criar-se confiança e compreensão mútuas.

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